Privacybeleid Belgische Beroepsvereniging voor Therapeuten en Coaches vzw io
Wie?
Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van Belgische Beroepsvereniging voor Therapeuten en Coaches vzw io, hierna BBTC vzw io genoemd, met maatschappelijke zetel te 2260 Westerlo, Sint-Lambertusstraat 17, met ondernemingsnummer BE0765.993.459, met vaste vertegenwoordiger mevrouw Joke Roels.
BBTC vzw io is een erkende beroepsvereniging die staat voor lobbykracht, opleiding, netwerken en een community. Verbinding staat hierbij centraal. De beroepsvereniging richt zich naar therapeuten en coaches.
Door gebruik te maken van de dienstverlening van BBTC vzw io geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacybeleid en aanvaardt u bijgevolg de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. Dit privacybeleid omschrijft de werking van de diensten geleverd door BBTC, meerbepaald hoe BBTC vzw io gegevens verzamelt, gebruikt, beschermt en deelt.
De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zullen wij enkel gebruiken voor de diensten of doeleinden waarvoor u uw toestemming hebt gegeven. BBTC vzw io leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018. Voor de uitvoering van de diensten is BBTC vzw io de verwerkingsverantwoordelijke, in uitzonderlijke gevallen de verwerker.
Welke gegevens?
2.1. Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle gegevens die u aan BBTC vzw io doorgeeft bij een aanmelding via een specifiek aanmeldingsformulier of per telefoon. Dit betreft onder meer volgende persoonsgegevens:
- a) Algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), rijksregisternummer, geslacht, ziekenfonds,…
- b) Specifieke persoonsgegevens zoals fysieke gegevens, gezinssamenstelling en burgerlijke staat, informatie over verwanten, …
- c) Bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, medicatieverbruik, …
2.2. Daarnaast verzamelt BBTC vzw io persoonsgegevens in het kader van klantenwerving. Wanneer u ons uw business kaartje overmaakt, of spontaan met ons contact opneemt, zullen wij uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening
Waarvoor worden de gegevens gebruikt?
BBTC vzw io verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.
3.1. Specifieke behandeling en begeleiding
Indien u zich aanmeldt via het aanmeldingsformulier en/of via telefonische contactname en u uw toestemming geeft om uw persoonlijke gegevens te gebruiken, handelt BBTC vzw io als gegevensverwerkingsverantwoordelijke of data controller. BBTC vzw io beperkt de verzameling van persoonlijke gegevens tot die gegevens die nodig zijn voor het doel van hun gebruik, namelijk de therapeutische behandeling of begeleiding. U verbindt zich ertoe om accurate, volledige en actuele gegevens in te voeren of door te geven. Uw aanmelding is gelijkwaardig aan de schriftelijke toestemming om uw persoonlijke gegevens, met inbegrip van gevoelige gegevens, te verwerken.
3.2. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van BBTC vzw io en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen.
3.3. Om een zakelijke en/of arbeid gerelateerde relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven
3.4. Om u uit te nodigen voor webinars, (online) evenementen en nieuwsbrieven
3.5. Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving) na te leven.
Op basis van welke grondslag?
BBTC vzw io baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.
Enerzijds verwerkt BBTC vzw io uw persoonsgegevens na ondertekening van een overeenkomst met de cliënt, met het oog op het voorbereiden of uitvoeren van de dienstverlening.
Anderzijds vraagt BBTC vzw io toestemming aan de betrokkene voor het verwerken van zijn/haar gegevens. Aan cliënten vragen wij een “informed consent” te ondertekenen: een akkoord om uw algemene en gezondheidsgegevens te bewaren en een akkoord om uw gegevens – indien nodig – uit te wisselen met andere gezondheidswerkers.
In uitzonderlijke gevallen beroept BBTC vzw io zich in bepaalde gevallen op het gerechtvaardigd belang.
Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.
Met wie delen wij mogelijk uw gegevens?
De gegevens die we van u verwerken, worden enkel gedeeld in het kader van uw gezondheidszorg met andere zorgverleners met wie u een behandelrelatie hebt of anders geanonimiseerd gedeeld. Enkel deze informatie wordt gedeeld die noodzakelijk is voor uw behandeling door een andere zorgverlener. Indien u uw geïnformeerde toestemming hebt gegeven, worden deze gegevens op beveiligde manier digitaal ter beschikking gesteld aan andere zorgverleners. Enkel indien u een behandelrelatie aangaat met deze zorgverleners, zullen zij ook effectief inzage hebben tot uw gegevens.
Wij zullen uw persoonlijke gegevens niet verkopen, delen noch op enige andere manier verspreiden aan derden, tenzij anders voorzien in dit privacybeleid.
In het kader van wettelijke verplichtingen zoals terugbetalingen van verstrekte hulp door verzekeringsinstellingen, worden bepaalde gegevens ook gedeeld met uw eigen ziekenfonds, of voor niet-verzekerde cliënten ten laste van het OCMW, met uw eigen OCMW.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden door BBTC vzw io bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen BBTC vzw io en de patiënt. Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.
Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.
Passende technische en organisatorische maatregelen
Alle psychologen, therapeuten en coaches zijn gebonden door het beroepsgeheim (geheimhoudingsplicht en discretieplicht).
BBTC vzw io heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
BBTC vzw io besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.
Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven. In geen geval kan BBTC vzw io aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.
De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. BBTC vzw io slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens.
Rechten van betrokkenen
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.
8.1 Recht van inzage, verbetering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan BBTC vzw io. Daarnaast heeft u steeds het recht om BBTC vzw io te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.
8.2. Recht op verwijdering
U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak om deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.
8.3. Recht van verzet
U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.
8.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan BBTC vzw io in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.
8.5. Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van BBTC vzw io verwijderd worden.
8.6. Uitoefening van uw rechten
U kan uw rechten uitoefenen door BBTC vzw io te contacteren, hetzij per e-mail via info@bbtc.be hetzij per post naar BBTC vzw io, Sint-Lambertusstraat 17, 2260 Westerlo. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te voegen.
8.7. Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door BBTC vzw io evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.
8.8. Recht om klacht in te dienen
U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be
Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid indien nodig te updaten.
Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.